Introduction to Business Activities and accounting Process

Introduction to Business Activities and accounting Process

Financial Accounting  में Business क्रिया को करने के लिए कुछ Accounting Process को सीखना पड़ता है। Business को Setup करने तथा Run कराने के लिए निम्नलिखित क्रियाओं को करने की आवश्यकता होती है।

Setting up and Running the Business

Give an Entity to the Business

In Hindi:- Business को एक नाम दिजिए ताकि उसी नाम से Business को एक पहचान मिले.

Put Some Amount in the Business

In Hindi:- Business को धन लगाकर , Business को Start किजिए

Open a Bank Account

In Hindi:- एक बैंक खाता खोलिए वो भी Company के नाम से-

Deposit Some money in Bank

In Hindi:- कुछ धन बैंक में जमा कराइयें ।

Purchase raw materials (purchase voucher)

In Hindi:- Supplier से कच्चा माल खरीदने पर पुरे लेन-देन की entry purchase Book में होगी और लेन-देन का Purchase Voucher बनेगा ।

Payment made to supplier (payment voucher)

In Hindi:- Supplier से कच्चा माल खरीदने के बाद Supplier को जब payment किया जाता है तो उस समय Payment Voucher  बनता है ।

Start to manufacturing (payment voucher)

In Hindi:- Company में कच्चा माल आने के बाद उस माल का Manufacture होता है और उस समय जरुरत की चीजे खरीदनी पड़ती है तो उन चीजो को खरीद कर हम Payment करते है और उस समय Payment Voucher वनता है।

Many employee will work and get salary (payment voucher)

In Hindi:- Company में कई Employee काम करते है तो उन्हे Payment देना पड़ता है जिससे Payment Voucher बनता है।

Sell the product (sales voucher)

In Hindi:- Company में बने Product को बेचा जाता है तो उस समय Sale Voucher बनता है ।

Payment will be receive (recipient voucher)

In Hindi:- जब Company अपने Customer को सामान बेचती है तो उस समय पैसा प्राप्त करती है तो उस समय Recipient Voucher बनता है।

Many other expenses will take place (payment voucher) – As :- Telephone Bill , Electric Bill, Internet Bill etc.

In Hindi:- Company के कुछ और भी खर्च होते है जिसे Company अदा करती है जैसे- Telephone Bill , Electric Bill, Internet Bill etc.

Firm will receipt money from other place. (Receipt Voucher) As:- Fixed Deposit, Commission, Rent.

In Hindi:- संस्था जब पैसे प्राप्त करती है तो उस समय Receipt Voucher बनता है।

The Value of Assets will go decrease (Journal Voucher)

In Hindi:- कभी-कभी संस्था का सामान Sale न होने पर

 सामान खराब हो जाता है या संस्था का सामान चोरी होने पर , उन सामानो की Entry Journal Voucher में की जाती है ।

Some Payment will be bad debts (Journal Voucher)

In Hindi:- कभी-कभी संस्था के Cash में से कुछ Amount गलत तरीके से खर्च किये जाने पर उस Amount की entry Journal Voucher में की जाती है ।

Some Goods customer will return to firm (return in word) – Credit Note

In Hindi:- कभी-कभी Customer सामान को संस्चा में वापस करता है उस क्रिया को Return Inward कहते है तो उस समय संस्था उस सामान की Entry एक Note में करती है जिसे Credit Note कहते है। 

Some Goods firm will be return to supplier (Return outward) – Debit Note

In Hindi:- कभी-कभी संस्था सामान को Supplier को वापस करता है उस क्रिया को Return outward कहते है तो उस समय संस्था उस सामान की Entry एक Note में करती है जिसे Debit Note कहते है।

Accounting Process :-

1. सबसे पहले Transaction की घटना होगी ।
2. Transaction के बाद Journal बनता है।
3. Journal बनने के बाद Journal की Posting , Ledger में की जाती है ।
4. Ledger बनने के बाद Ledger की Balancing की जाती है ।
5. Ledger Balance के बाद Trial Balance बनता है ।
6. Trial Balance के बाद Trading Account बनता है।
7. Trading Account के बाद Profit और Loss Account बनता है।
8. Profit और Loss Account के बाद Balance Sheet बनता है ।

What is Journal:- जब संस्था में कोई Transaction की घटना होती है तो उन घटना को व्यवस्थित ढंग से Book of Account में Chronological order (Debit and Credit के नियमानुसार) लिखा जाता है जिसे Journal कहते हैं।

Writing Journal

Book of Account में Journal बनाने के लिए Personal A/c, Real A/c और Nominal A/c के लिए Debit और Credit  Rule को समझना अतिआवश्यक है ।

Journal बनाने के लिए Transaction का होना अतिआवश्यक है ।

1. Kailash started business worth ₹ 78000 on Date 12/04/2017
2. Purchase goods on credit from Mohan worth ₹ 21000 on Date 15/04/2017
3. Sold goods on Credit  to Ramesh Worth ₹ 25000 on Date 18/04/2017
4. Purchase Furniture from Moolchandani Worth ₹ 2300 on Date 21/04/2017
5. Paid electric bill ₹ 1500 on Date 30/04/2017

Journal for above transaction

  दिये गये Transaction का अभी उपरोक्त आपने Journal देखा , ऊपर दिये गये प्रथम Transaction का Journal कुछ इस तरह से है ।

इस Journal में Particular भाग में दो Account शामिल किये गये है एक Cash A/c और दूसरा Capital A/c है और दोनो को Amount क्रमशः Debit और Credit भाग में रखा गया है। ऐसा इसलिए हुआ है क्योकि यदि कोई मालिक जब अपना पैसा Company Open करने के लिए लगाता है तो वह अपनी पूँजी (Capital) Company में लगाता है और Capital A/c एक Nominal A/c है और Nominal A/c में Capital एक Income है इसलिए Capital A/c बनने के साथ-साथ Capital A/c का Amount Journal में Credit भाग में रखा गया है।

चूकी Company में पैसा Cash के रुप में आ रहा है इसलिए एक Cash A/c बनेगा, और Accounting की क्रिया में Cash को Real Account में रखा जाता है तो इसलिए जब Company में Cash आ रहा है तो Cash A/c बनने के साथ-साथ, इसका Amount Debit Side में रखा जाता है क्योकि Company में जब भी कोई चीज आती है तो उसे Debit Side में रखते है।

उपरोक्त दुसरे Transaction का दूसरा Journal कुछ इस प्रकार है

इस Journal में Purchase A/c और Mohan A/c  बना है Purchase A/c इसलिए बना है क्योकि संस्था में सामान उधार खरीदकर आ रहा है, चूकी संस्था में सामान आ रहा है  और सामान Real A/c में रखा जाता है और Real A/c में आने वाला हमेंशा Debit होता है इसलिए इसे Debit भाग में रखा जायेगा, और Mohan ने संस्था से सामान दिया है इसलिए Mohan को Credit भाग में रखा जायेगा । 

उपरोक्त तीसरे Transaction का तीसरा Journal कुछ इस प्रकार है 

इस Journal में Ramesh A/c और Sales A/c बना है जब Company सामान उधार बेचती है तो Sales A/c बनता है और Sales A/c को Credit भाग में रखा जाता है 

और Ramesh A/c इसलिए बना है क्योकि संस्था से सामान जा रहा है और Ramesh सामान प्राप्त कर रहे है, इसलिए इसे Debit भाग में लिखा जाता है ।

उपरोक्त चौथे Transaction का चौथा Journal कुछ इस प्रकार है । 

इस Journal में Furniture A/c और Cash A/c है दोने ही Real A/c है इसमें संस्था ने Cash देकर Furniture खरीदा है तो इसमें Furniture A/c और Cash A/c बनना संम्भव था चूकी Furniture संस्था में आ रहा है इसलिए इसे Debit भाग में रखा जाता है और Cash संस्था से जा रहा है तो Cash A/c को Credit भाग में रखा जाता है।

उपरोक्त पाँचवे Transaction का पाँचवां Journal कुछ इस प्रकार है ।